【個人事業主】達成感を台無しにしない請求書の書き方

個人事業主が初めて、仕事を受注して請求書を作成するときは、最も達成感が味わえる時ではないでしょうか。

個人事業主になると、もちろん請求書の作成も個人で行う必要があります。

ここでは、個人事業主が作成する請求書の作成のポイントについて、「請求書の書くべき内容」を分かりやすく解説していきます。

目次

個人事業主の請求書について

個人事業主にとって、最も大事な書類の一つが「請求書」です。

請求書をきちんと作成して発注元(クライアント)に送らないと、せっかく業務を行っても報酬が入ってこないので意味がないですからね。

また、不備等があると、クライアントから差戻しされてしまう場合もあり、支払いまでの期間が伸びてしまうリスクも出てきてしまいます。

ちなみに、この請求書、法律上定められた正式な請求書の書き方やフォーマットはありません。

そのため、Excel等にて自分で作成しても問題ありませんし、ウェブ上では「請求書 テンプレート」と検索すれば、多くの請求書テンプレートが出てきますので、それを利用するのも手です。

クライアントによっては、管理をしやすくするため、請求書のフォーマットを統一している場合もあります。

その場合は、クライアントのルールに従いましょう。

また、クラウドソーシングを利用する場合は、クラウドソーシングサイト上で契約から支払いまで一括管理されるため請求書が不要な場合がほとんどです。(なかには、クラウドソーシングで発注を受けた場合も、クライアントによっては請求書を要求させる場合も稀にあります。)

このように請求書の書き方が、法的に決まっていることはないのですが、最低限書くべきポイントとして、

  • タイトル
  • 請求番号
  • あて名
  • 発行日
  • 個人事業主自身の名前、連絡先
  • 振込先
  • 支払期限
  • 特記事項
  • 請求金額(消費税、源泉徴収額)

を下記ではそれぞれ詳しくポイントを解説していきたいと思います。

請求書に書くべきポイント

請求書に書くべきポイントを項目ごとに解説していきます。

タイトル

基本、請求書の最上部中央に大きく記載します。

「ご請求書」等文言の特に決まりはありませんが、特に企業相手の場合、毎月多くの書類が届くので、より担当書(経理など)にいきわたるよう分かりやすく大きく「ご請求書」と書くのがベターです。

請求番号

請求番号は絶対に必要というものではありません。

しかし、例えば不備があってクライアントから指摘された、確定申告の際に確認したいことがあるなど後日、すぐに閲覧できるようにするにも、管理上的に請求番号が合ったほうがベターです。

クライアントごとにアルファベットを振り分け、通し番号「A-01」などとすると管理しやすくておすすめです。

あて名

クライアント(発注元)の会社名、担当部署名、担当者名など企業により異なりますが、発注してくれた担当を記載して、どこ充ての請求書なのか一目で分かるようにします。

基本的には、請求書のタイトルの下、左上部分が一般的な場所です。

企業によっては、担当者ではなく直接経理に送るなど、依頼者とは異なるあて先を指定される場合もありますので、その場合はそれに従いましょう。

発行日

請求書を発行した日を記載します。

基本は、請求書発行日当日を記載するだけですが、企業によっては締め日の関係で、「〇日」にして欲しいと依頼される場合もあります。

その場合は、後日の日にするのはいけませんが、遡った指定の日にする場合も稀にあるでしょう。

個人事業主自身の名前、連絡先

個人事業主自身の氏名(社名がある場合は社名)、住所、連絡先(電話番号、メールアドレス等)を記載します。

基本的には、請求書のタイトルの下、右上部分が一般的な場所です。

企業によっては、何かしら不備があった際、日ごろ連絡をしている担当者ではなく、経理担当者から直接連絡が来る場合も多いです。

その場合、すぐに連絡が取れるよう、日ごろ連絡ツールとしてチャットワークやSlack等を利用している場合はそのIDも記載しておくと親切でしょう。

また、この氏名部分に押印をします。

個人事業主で社判がない場合は、個人の丸印で問題ありません。

四角の社判がある場合は社判を押します。

押印は絶対ではありません。

例えば、メール等で送る電子請求書にしている場合など押印がなくとも問題がない場合がほとんどです(取引先企業による)。

ただ、やはり押印されていたほうが信頼度が高くなるので、紙で発行して郵送している場合は押印がされていたほうがベターです。

受注した案件の件名や納品予定日

受注した案件の件名や納品予定日を記載します。

案件が複数の場合、細かい詳細を下記に書くので、ここでは「業務委託分」などと総称でも問題ありません。

これも企業によっては管理の都合上、記載内容の指定がある場合もありますので、その場合はそれに従ってください。

品名、数量、単価等

具体的な、発注を受けた案件名(品名)、数量、単価、金額(数量×単価額)を記載します。

単価の異なる案件等複数の案件を受注している場合は、その分を行を追加して記載していきます。

そのため、月に同じ発注元から複数の案件を受注するような場合は、請求書のテンプレートをExcelで作成しておけば簡単に行を追加できるのですぐに作成ができると思います。

振込先

銀行名、支店名、口座種類、口座名、口座番号を正確に記載します。

万が一、口座番号等の間違いがあると、差戻になりクライアント側にも迷惑がかかりますし、手数料を請求されてしまう場合もあります。

それになりより信頼度が低下してしまいますので、提出前にしっかり確認しましょう。

また、振込手数料を相手に負担していただく場合は、「誠に勝手ながら、振込手数料はお客様のご負担でお願いいたします」と記載すると良いでしょう。

支払期限

クライアントと契約の際に取り決めた支払期限を明記します。

月末締めの翌月末支払い、月末締め翌々月5日などなど企業の場合は締め日、支払い日が決まっていますのでそれに従うのが一般的です。

特記事項

何かしら契約の場合が取り決めた特記事項がある場合は、その旨を明記します。

請求金額(消費税、源泉徴収額)

請求書の右下に書くのが一般的です。

【品名、数量、単価等】で記載されている金額の合計金額、合計金額から消費税(10%)額、源泉徴収料(※)、合計金額を明記し、合計金額は上部に大きく記載するのが一般的です。

※源泉徴収料は、発注元(企業)がかわって所得税分を支払ってくれるもので、これは絶対ではないので、企業によって源泉徴収をしてくれるところとしてくれないところがあります。

源泉徴収税は、100万円以下の請求金額の場合、請求金額に対する10%の所得税と税額の2.1%=12.1%となります。

源泉徴収税は合計金額から消費税をかける前の金額が一般的。

源泉徴収を受けた場合は、確定申告前に1年分の源泉徴収票を受注先のクライアントからもらう必要があります。

請求書を送る前にチェックすべき点

請求書の書き方は上記の通りですが、郵送なりで発注元(クライアント)に送る前に、最終チェックすべき点を書いておきました。

請求書の送付方法は?

発注元へ請求書を郵送で送るのか、それともメール等の添付でも大丈夫なのか事前に確認しましょう。

メール等の添付の場合、書き換えられないPDF形式にして送付するのが一般的です。

請求金額、支払い期限、銀行口座情報の確認

最低限、請求金額、支払い期限、銀行口座情報に何かしら不備があると、作り直しの可能性も出てきてしまいます。

場合によっては、支払い期限が持ち越しで翌月になるなどのことも考えられるので、十分間違えていないか確認すべきです。

印鑑について

印鑑は絶対ではありませんが、押印してあると信頼度が高くなるので、押印してあるほうがベターです。

また、PDFで送る場合など印鑑は絶対ではありません。

消費税、源泉徴収税について

消費税は一般的には外税ですが、内税にある場合もあります。

その場合は、請求書に消費税内税の点を書いておくと良いでしょう。

源泉徴収税に対しても、消費税を加える、加えないがあります。

これも発注元の企業に合わせると良いでしょう。

封筒について

サイズの決まりはありませんが、長形3号(120mm × 235mm)が一般的です。

また、裏面等に「請求書在中」と書いておくと親切です。

月の請求書発行枚数が多い個人事業主は、「請求書在中」スタンプを購入しておくと効率的になると思います。

まとめ

今回は「個人事業主の請求書書き方のポイントを解説」についてお送りしました。

請求書は、いわゆるひとつの業務を最後の大事な作業工程。

「終わりよければすべてよし」なんて言われますが、請求書をきちんと不備なく提出することも信頼度につながりますので、最後まできちんと成し遂げるようにしましょうね。

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